|
1.مقدمه
بهینه
كاوي يا الگوبرداري به عنوان شيوهاي مؤثر و كارآمد براي
آگاهي از آموختهها و تجربيات شركتها و سازمانها در
سراسر جهان پذيرفته شدهاست. در همين راستا پروژهاي تحت
عنوان «طراحي و راه اندازي پايگاه بهينه كاوي توسعه منابع
انساني» در واحدهاي تحت پوشش سازمان گسترش و نوسازي صنايع
ايران با همكاري مؤسسه مطالعات بهرهوري و منابع انساني
براي نخستين بار از لحاظ تنوع و تعداد شاخصها و سطح
شركتهاي مورد بررسي در دست انجام ميباشد. اهداف كلي طرح
عبارت است از: ايجاد پايگاه اطلاعاتي پويا و تحت وب جهت
اندازهگيري شاخصهاي منابع انساني، مقايسه عملكردهاي
منابع انساني شركتهاي مختلف، ايجاد فضاي يادگيري از تجارب
برتر و عملكردهاي منابع انساني شركتها.
2.بهينهكاوي
چيست؟
یکی
از مهمترین روشهایی که در سالهای اخیر در زمینه مدیریت و
دستیابی به روشهای کارا و مناسب برای بهبود بهرهوری حاصل
شده است روش بنچمارکینگ است. این روش یک روش سیستماتیک
برای یادگیری از سازمانهای اقتصادی پیشرو به منظور اصلاح
و بهبود با تأکید بر فرآیندهای شرکت خودی است.
کلمه Benchmark از
دو كلمه انگليسي Bench
به
معناي نيمكت و Markبه
معناي علامتگذاري تشكيل شده است.
واژه Benchmark
قبل از اینکه در ادبیات مدیریت مطرح شود در علوم مهندسی
ساختمان بکار گرفته شده، به معنی شاخصی است که سایر نقاط و
موقعیتها خود را با آن مقایسه کرده و تطبیق میدهند.
استفاه از روش
Benchmark(الگو
برداری) بعنوان یک ابزار کیفیت در دنیای تجارت بوسیله شرکت
زیراکس در اواخر دهه 1970 آغاز گردید.
بهينهكاوي به فرآیند مداوم مقایسه عملیات سازمان
خویش، با شرکت یا سازمان دیگری که بهترین عملکرد
را در آن عملیات دارد گفته میشود. این مقایسه هم
کیفی و کمی میباشد.
بهينهكاوي کمی:
شامل استفاده از استانداردهای اندازهگیری برای مقایسه کمی
عملکرد با شرکتها و سازمانهای الگو در زمینه هزینه، کیفیت
و زمان میباشد.
بهينهكاوي کیفی:
در جستجوی مقایسه روشهای عملیات جاری(نه نتایج آن) با
روشهای بکار گرفته شده توسط شرکتها و سازمانهای الگو
است.
دکتر جوزف جوران در کتاب خود با نام «تحول در مدیریت» این
پرسش را مطرح میکند:
«چه عاملی سبب میگردد که عملکرد سازمانی از سازمان دیگر
بهتر شود؟»
«پاسخ آن، بکارگیری روش بهينهكاوي است.»
بهينهكاوي هم یک نگرش و تفکر زیربنایی است و هم یک ضرورت
که این ضرورت ناشی میشود از:
–
رقابت جهانی و وجود شرایط رقابتی در بازار کار
–
پیشرفتهای سریع و قابل توجه در علم و تکنولوژی
–
پیشرفتهای سریع در تکنولوژی اطلاعات
–
پیشرفتهای قابل توجه و دائم دانش مدیریت
–
ضرورت رعایت استانداردهای کیفیت و تکامل طبیعی
TQM
3.انواع
بهينهكاوي را میتوان با توجه به 2 واژه زیر
تقسیمبندی کرد:
1.مقایسه چه چیزی
بهينهكاوي عملكرد
مقايسهاي از اندازهگيريهاي
عملياتي) به منظور مشخص كردن اينكه شركت خودي در مقايسه با
ديگرشركتها تا
چه حد خوب عمل ميكند
،ميباشد.
بهينهكاوي فر،
مقايسه روشها و طرز اجراها براي انجام فريندهاي
تجاري،
به منظور يادگيري از بهترين مورد
براي بهبود فرآيندهاي شركت خودي است.
بهينهكاوي استراتژيك
مقايسه انتخابها و تمايلات استراتژيك ايجاد شده
به وسيله شركتهاي ديگر به منظور جمعآوري اطلاعات براي
بهبود برنامه ريزي
و موقعيتيابي استراتژيك شرکت
خودي است.
2.مقايسه با چه چيزي؟
1-2-بنچ مارکینگ عمومی
2-2- بنچ مارکینگ داخلی
3-2- بنچ مارکینگ رقابتی
غنیترین منبع را برای شناخت از عملیات مختلف بدست میدهد.
به این ترتیب سازمانها میتوانند بدون توجه به نوع صنعت،
بهترین عملکردها را پیدا نمایند و بینش و آگاهی کسب کنند
که آنان را از رقبا پیش میاندازد.
یک قسمت از سازمان را در مقابل قسمت دیگر اندازهگیری میکند.
یکی از مزایای بنچ مارکینگ داخلی این است که میتواند کمک
کند تا بهترین روش در داخل سازمان به دست آید. بنچمارکینگ
داخلی از سایر انواع بنچمارکینگ کمهزینهتر بوده و زمان
کمتری را در مقایسه با انواع دیگر صرف میکند.
بنچمارکینگ رقابتی عملکردهای یک سازمان را در مقابل رقبای
آن سازمان ارزیابی مینماید. هنگامی که از بنچمارکینگ
صحبت میشود غالباً همین مفهوم و تعریف به ذهن میآید.
4.فرآيند
الگوبرداري:
فرايند
الگوبرداري از 4 گام اصلي كه خود شامل 10 مرحله
ميباشد، تشكيل شده است. اقداماتي كه انجام آنها
در هر گام لازم است عبارتند از:
فاز
اول: برنامهريزي
در اين فاز، برنامهريزي پروژه انجام ميشود و منابع لازم
تخصيص مييابند.
1- توسعه مدل فرآيندي براي سازمان
2- تصميم در خصوص اين كه كدام يك از فرآيند(ها) بايد
بهينهكاوي شوند.
3- تشكيل تيم بهينهكاوي
4- تحليل فرآيند و تصميم براي انجام بهينهكاوي
5- توسعه برنامه پروژه
فاز دوم: گردآوري
اين مرحله وقتگيرترين مرحله است و كليه اطلاعات لازم از
منابع مختلف و شركاي بهينهكاوي گردآوري ميشود.
1- رهبري تحقيق ثانويه
2- شناسايي پتانسيل شركاي بهينهكاوي
3- انتخاب شركاي بهينهكاوي
4- توسعه پرسشنامه
5- گردآوري دادههاي لازم
فاز سوم: تحليل
در اين مرحله، تيم پروژه يافتههاي خود را تحليل و اطلاعات
را دستهبندي ميكنند و مشخص ميشود دقيقاً چه بهبودي در
فرآيند يا محصول يا خدمات بايد صورت گيرد.
1- تحليل نتايج بهينهكاوي
2- تشخيص فاصله عملكرد موجود
3- برآورد چرايي فاصله عملكرد موجود
4- توسعه برنامههاي بهبود
فاز چهارم: تطابق
در اين مرحله، تغييرات در موضوع بهينهكاوي انجام ميشود.
بهينهكاوي بخشي از فرآيند بهبود مستمر (كايزن) است. اين
كار بايد به طور مداوم صورت گيرد.
1- پيادهسازي برنامههاي بهبود
2- پايش و مديريت فعال پيادهسازي
3- تنظيم مجدد
4- برنامهريزي براي بهبود مستمر
5- نگهداري پروژه تا پايان
5.اصول
بهينهكاوي بر چهار محور زير استوار است:
· مستمر
بودن
بهينهكاوي تجربهاي يك بار مصرف نيست و بايد بخشي از چرخه
برنامه سازماني باشد.
·
نظاممند بودن
بهينهكاوي بايد براساس يك متدولوژي كارآمد، به خوبي توسط
سازمان تا به آخر دنبال شود.
·
قابليت پيادهسازي
بهينهكاوي فاصله بين عملكرد «بهترين تجارب» را با عملكرد
سازمان مييابد و همچنين بايد تحقيق شود كه آن تجارب چگونه
در سازمان برتر پياده شدهاند و سپس فعاليتهايي براي
پيادهسازي آنها انجام شود.
·
بهترين تجارب
لازم نيست حتماً بهترين سازمان در دنيا براي بهينهكاوي
انتخاب شود؛ خوب يا برتر احتمالاً دردسترستر است.
6.تصورات
نادرست در خصوص بهينهكاوي:
·
بهينهكاوي بسيار گران است.
·
مديريت، بهينهكاوي را درك و حمايت نميكند.
·
شما بايد تنها با بهترين مقايسه شويد.
·
هيچ فرآيند مشابهي براي بهينهكاوي در صنعت من وجود ندارد.
·
بهينهكاوي تنها مختص شركتهاي بزرگ است.
با اصلاح تصورات نادرست و تغيير ادراك مديران ميتوان
پروژههاي بهينهكاوي را پيش برد.
7.انواع
روشهاي بهينهكاوي:
1.بهينهكاوي
داخلي
Internal Benchmarking
اساساً به معني الگوسازي با استفاده از عمليات داخلي يك
سازمان است، در اغلبشركتهاي
بزرگ كاركردهاي مشابهي در واحدهاي سازماني مختلف وجود
دارد. يكي از
سادهترين روشهاي
BM،
مقايسه اين عمليات داخلي است. هدف
BM
داخلي، تعريف
استانداردهاي عملكرد داخلي يك سازمان است. مزيت اين روش
دستيابي سريع به نتايج
با كمترين هزينه و بيشترين اطلاعات است. مشكل اين روش
محدود بودن ايدههاي جديد به
حوزه درون سازمان است.
2. بهينهكاوي رقابتي
Competitive Benchmarking
الگوسازي با
سازمانهاي رقيبي كه در بازار مشترك محصولات و فرآيندهاي
مشابهاي دارند مانند كوكاكولا در مقابل پپسيكولا يا اپل
در مقابل آيبيام
.مزيت اين روش مقايسه
عملكرد دو سازمان به علت تشابه بين آنها و عيب اصلي آن
دستيابي به اطلاعات خيلي مشكل
است.
3. بهينهكاوي كلي
Processor Generic Benchmarking
برخي از
كاركردهاي سازماني يا فرآيندها، در سازمانها يا حتي صنايع
مختلف، صرفنظر از عدم
مشابهتها، مشترك هستند اين نوع
BM
بر اين ويژگيها تكيه دارد
اين روش ميتواند
با وجود اينكه مشكلترين روش است، بسيار مؤثر باشد، زيرا
ميتواند بهترين را از بين
بهترين عملكردها آشكار سازد. در الگوسازي فرآيندي بايد
درك دقيق مفهوم فرآيند مورد
نظر دقت فراوان نمود. (توضيح : انتخاب نوع الگوسازي، بستگي
به موضوع مورد الگوسازي
دارد).
4. بهينهكاوي صنعتي يا كاركردي
Industry Of Functional Benchmarking
در اين روش براي
بهينهكاوي
از سازمانها فعال در صنعت مشابه سازمان
مورد نظر استفاده ميشود. نوع محصولات يا خدمات در سازمان
ممكن است مشابه باشد اما
در بازاري مشابه رقيب نباشد. به عبارت ديگر مقايسه بين
شركتهايي صورت ميگيرد كه
داراي برخي ويژگيهاي تكنولوژيكي و ويژگيهاي كاركردي خاص
است.بعنوان مثال, يك
سازنده موتور سيكلت ميتواند از يك توليد كننده موفق
اتومبيل استفاده كند.
8.مزاياي
بالقوه بهينهكاوي:
-
دانش عميقي از فرآيندها، روشها و ... را در سازمان ايجاد
ميكند
-
اكراه
و بيميلي نسبت به تغيير را كاهش ميدهد
-
به هدفگذاري و برنامهريزي بهبود
كمك ميكند
- جلب انتظارات و خشنودی مشتریان
-
يك پايگاه اطلاعاتي مناسب براي ثبت روندها، عملكرد رقبا و
كل صنعت
ايجاد ميكند
9.ضرورت ايجاد پايگاه بهينهكاوي
توسعه منابع انساني سازمان گسترش و نوسازي صنايع ايران
ü
از الزامات جهاني شدن، كار در قالب چارچوبهاي
متداول در سطح جهاني است.
ü
اصل يادگيري مقايسهاي، از بديهيترين اصول تعالي
سازماني است.
ü
در حال حاضر مرجعي براي ارائه اطلاعات مشابه در كشور وجود
ندارد.
10. اهداف پروژه
ü
ايجاد پايگاه اطلاعاتي جهت اندازهگيري شاخصهاي منابع
انساني
ü
مقايسه عملكردهاي منابع انساني شركتهاي مختلف
ü
ايجاد فضاي يادگيري از برترين تجارب و عملكردهاي منابع
انساني شركتها
11.مزاياي
طرح براي سازمانها
ü
اندازه گيري شاخص هاي عملكرد منابع انساني سازمان
ü
مقايسه عملكرد شركت با متوسط صنعت مربوطه، پايينترين
عملكردها و بالاترين عملكردها
ü
بهره گيري از تجارب موفق سازمانها
ü
استفاده از بخش هاي
جانبي پورتال
اعم از مقالات، نشريات، اخبار،
تازه ها و
....
12.ساختار
اجرايي پروژه
13.فرآيند
اجراي طرح
گام1: طراحي نظام اندازهگيري
Ø
مطالعه و بررسي سايتهاي مشابه كه در زمينه بهينه كاوي و
ارائه شاخصها فعاليت ميكنند
Ø
استفاده از مدلهاي مرجع براي استخراج شاخصها
Ø
استفاده از نظر خبرگان و متخصصان در حوزه منابع انساني
Ø
تعيين شاخصهاي حوزه منابع انساني
Ø
تعيين اقلام اطلاعاتي جهت
اندازهگيري شاخصها
Ø
تدوين جداول اطلاعاتي جهت ورود اطلاعات مورد نياز
 مطالعات
الگو برداري
شبكههاي مهم بهينهكاوي در جهان
مطالعات
الگو برداري
ü
مدلهاي مرجع جهت استخراج شاخصها:
§
APQC
§
Cranet Survey
§
HR Benchmarker
§
جايزه تعالي منابع انساني
§
جايزه ملي بهرهوري و تعالي سازماني
§
پروژه بررسي وضعيت منابع انساني و اشتغال
§
100 شركت برتر مديريت صنعتي
§
گزارشهاي مجامع شركتها
§
ساير شركتها
§
نظرات خبرگان منابع انساني
دسته بندي شاخصهاي منابع انساني
§
مديريت آموزش و توسعه كاركنان
§
مديريت ايمني و سلامت كاركنان
§
مديريت روابط كار
§
مديريت حضور كاركنان
§
مديريت توسعه فرهنگ مشاركت
§
مديريت جذب، گزينش و استخدام
§
مديريت خروج از خدمت كاركنان
§
مديريت دادهها و اطلاعات كاركنان
§
مديريت پرداخت و جبران خدمات
گام2: طراحي پايگاه بهينهكاوي
گام 3: اطلاعرساني
Ø
مكاتبه با شركتها و درخواست معرفي نماينده
Ø
برگزاري سمينار آموزشي
Ø
اختصاص نام كاربري و رمز عبور براي هر شركت
Ø
ارائه نظامنامه پايگاه
Ø
ارتباط با نمايندگان
گام 4: جمعآوري اطلاعات
Ø
راهنمايي هاي كاربران بصورت
On-line
Ø
ا رائه
راهنماييهاي
كارشناسان بصورت تلفني
Ø
ت كميل
جداول اطلاعاتي مندرج در پايگاه بهينهكاوي
توسط شركتها
گام5: اندازهگيري شاخصها
Ø
م حاسبه
اوليه
شاخصهاي منابع انساني
Ø
ب ررسي
و ارزيابي شاخصها بر اساس اقلام اطلاعاتي تكميل شده
Ø
ب رقراري
ارتباط با شركتهاي عضو پايگاه جهت بررسي و صحهگذاري اقلام
اطلاعاتي و شاخصهاي مربوطه
Ø
محاسبه نهايي شاخصهاي منابع انساني
گام6: ارائه گزارشات بهينهكاوي
Ø
تهيه گزارش شاخصهاي منابع انساني شركتهاي عضو پايگاه
Ø
ت هيه
گزارش مقايسه شاخصهاي منابع انساني هر شركت با ساير
شركتها جهت ارائه به هر شركت
نمونه گزارشات مراكز بهينهكاوي ساير كشورها
14 .خدمات
قابل ارائه در مراكز بهينه كاوي
Ø
عضوگيري از مخاطبين بصورت حقيقي و حقوقي
Ø
ارائه شاخصهاي تخصصي در حوزه فعاليت
Ø
دريافت اطلاعات بصورت
Online
Ø
ارائه گزارشات عمومي و تخصصي در حوزه فعاليت و زمينه تخصصي
Ø
ارائه خدمات جانبي مانند معرفي كتاب و مقالات، اخبار و ...
15.جمعبندي
ب هينهكاوي
هنر باز كردن ذهن است به اينكه چگونه ديگر سازمانها به
موفقيت دست يافتهاند. بهينهكاوي اگر به درستي انجام شود
ميتواند مؤثرترين ابزار بهبود كيفيت باشد. سازمانهايي كه
در پي بهبود مستمر هستند، فرآيندهاي غيررقابتي خود را
ميشناسند و برنامه بهينهكاوي روشني براي خود تدوين
ميكنند.
|